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Bureautique : Créer un publipostage avec Microsoft Word
Publié par Sebastien le 01/02/2006 18:11:43 (682037 lectures)
Bureautique

Dans cet article, nous allons observer la procédure de création d'un publipostage sur Word. Cette technique permet de créer un document type et de le fusionner avec une base de données.

Si vous devez créer et envoyer un document à de nombreuses personnes, le publipostage peut vous faire gagner un temps considérable. En effet, Word va utiliser votre document type et créer automatiquement les documents personnalisés en allant reprendre les informations inclues dans votre base de données.

Pour illustrer cette fonction, nous allons créer un document type avec Word et utiliser un fichier Excel comme base de données. Nous demanderons à Word de créer également les enveloppes qui contiendront le courrier.




Sommaire :




La base de données :

C'est elle qui servira de source pour votre document. En effet, le but d'un publipostage est de créer de nombreux documents personnalisés en fusionnant un unique document (la lettre type) avec une base de données. Il est donc nécessaire d'avoir une source de données avant de créer votre document.

Pour cet exemple, nous allons créer nos documents grâce à des données provenant d'un tableau Excel.

Aperçu du tableau de données :
Tableau de données sources



Création de la lettre type :

La première chose à faire est de créer votre document en rédigeant les parties qui seront identiques à chaque courrier (Entête, expéditeur, corps du texte, formule de politesse). C'est ce document qui sera fusionné avec la base de données.

Aperçu de la lettre type :
Lettre type

Maintenant que le document est créé, il faut saisir les champs de fusion. Ces champs de fusion seront remplacés par les données de votre tableau Excel lors de la fusion des deux documents.

Dans cet exemple, nous allons ajouter à notre document les coordonnées de chaque personne. L'objectif est de créer un courrier par personne.


Aperçu de la procédure :

Dans votre barre de menu, ouvrez le menu Outils et cliquez sur Publipostage.

Fusion : Créer le document

Cliquez sur Créer.



Fusion : Choisir le type de document

Choisissez le type de document à créer. Dans notre exemple, nous allons créer une lettre type.



Fusion : Choisir destination

Sélectionnez Fenêtre active pour que le publipostage soit réalisé directement dans votre document.



Fusion : Obtenir les données

Cliquez sur Obtenir les données pour sélectionner la source de vos données.



Fusion : Selection de la source

Choisissez Ouvrir la source de données.



Fusion : Type de fichier source

Ouvrez le fichier qui contient votre base de données. Dans notre exemple, il s'agit d'un classeur Microsoft Excel.


Fusion : Plage de cellules Excel

Sélectionnez les plages de données à utiliser. Dans notre exemple, nous allons utiliser la feuille de calcul entière.



Fusionner le document

Fermez la fenêtre d'aide au publipostage.
Maintenant que les renseignements sont saisis, nous allons ajouter les champs de fusion dans notre document.


Dans la barre d'outils publipostage, cliquez sur Insérer un champ de fusion et placez vos champs aux endroits adéquats. Si cette barre n'est pas visible, vous pouvez la faire apparaître en cliquant sur Affichage (dans la barre de menu), et en sélectionnant Barre d'outils puis Publipostage. Les champs de fusion disponibles doivent normalement apparaître. Dans l'image ci-dessous, les champs Civilité, Nom, Prénom, Adresse, CP et Ville proviennent directement de notre tableau Excel.

Aperçu de la barre d'outils Publipostage :
Insertion champs de fusion



Aperçu du document avec champs de fusion saisis :
Champs de fusion : Aperçu
Pour information, la date incluse dans l'image ci-dessus n'est plus la même que celle de l'image de départ car lors de la création du document type, j'ai demandé à ce que la date soit mise à jour automatiquement par Word (voir cette page).


Fusion des documents :

Pour démarrer la fusion, cliquez sur fusionner Fusionner

Aperçu de la fenêtre de fusion :
Paramétrage fusion

Choisissez Fusionner vers : Nouveau document. Cela vous permettra d'enregistrer votre publipostage et de faire quelques contrôles avant de lancer l'impression des documents.

Aperçu du résultat :
Résultat du publipostage

Dans cet exemple, nous n'avons fait qu'ajouter un destinataire à un courrier. Nous aurions pu ajouter d'autres champs tels que la date d'inscription, l'identifiant, le mot de passe ou encore le numéro de compte. Les possibilités sont nombreuses et dépendent de votre base de données.



Création des enveloppes :

Nous allons créer les enveloppes dans un nouveau document vide pour ne pas modifier notre lettre type.

Comme vu précedemment, cliquez sur Outils (dans la barre de menu), puis sur Publipostage. La procédure de création des enveloppes est assez semblable à celle de création de la lettre type. Saisissez les informations demandées dans l'assistant de publipostage.


Créer les enveloppes

Cliquez sur Créer et choisissez Enveloppes.



Enveloppes : Destination du publipostage

Cliquez sur Changer le type du document pour créer vos enveloppes directement dans votre fichier Word.


Paramétrage des options

Word va vous demander de préciser certains paramètres :

Options pour les enveloppes (format) :
Paramétrage des options (enveloppes)

Saisissez le format de votre enveloppe. Vous pouvez modifier manuellement l'emplacement de l'expéditeur et du destinataire dans le cas ou les paramétrages par défaut ne vous conviendraient pas.


Options pour les enveloppes (Impression) :
Paramètres des options (impression)

Précisez la méthode d'alimentation en enveloppes de votre imprimante. Prêtez une attention particulière à cette étape car en cas d'erreur, Word pourrait imprimer vos enveloppes à l'envers. N'hésitez pas à faire un test sur une seule enveloppe avant de lancer l'impression globale.

Adresse destinataire :
Enveloppes : insérer champs

Insérez les champs de fusion que vous désirez voir apparaître sur l'enveloppe.



Une fois tous les paramètres saisis, il ne reste plus qu'à sauvegarder votre document et à lancer la fusion en cliquant sur fusionner Fusionner

Aperçu de la fenêtre de fusion :
Fusionner enveloppes


Aperçu du résultat :
Résultat enveloppe


Ce publipostage nous a donc permis de créer de nombreux documents personnalisés à partir d'une simple lettre type, ainsi que les enveloppes correspondantes. L'impression d'enveloppe dépend des capacités techniques de votre imprimante (toutes ne peuvent pas imprimer des enveloppes). Dans ce cas, il est quand même possible de faire un publipostage en utilisant des enveloppes à fenêtre tranparente. Il faudra juste faire attention à l'emplacement de vos champs de fusion de telle façon qu'ils apparaissent bien au niveau de la fenêtre transparente de l'enveloppe.




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Les commentaires appartiennent à leurs auteurs. Nous ne sommes pas responsables de leur contenu.
Auteur Commentaire en débat
Anonymes
Posté le: 08/10/2007 15:54  Mis à jour: 08/10/2007 19:10
 comment faire du publipostage avec windows vista ?
Bonjour, je viens de lire le publipostage sous word et c'est très bien expliqué. Mais moi j'ai windows vista et je n'ai pas word. J'aimerai vraiment que quelqu'un m'aide. Merci
Sebastien
Posté le: 08/10/2007 19:19  Mis à jour: 08/10/2007 19:19
Webmestre
Inscrit le: 16/04/2005
De: LILLE
Contributions: 655
 Re: comment faire du publipostage avec windows vista ?
Citation :
Bonjour, je viens de lire le publipostage sous word et c'est très bien expliqué. Mais moi j'ai windows vista et je n'ai pas word. J'aimerai vraiment que quelqu'un m'aide. Merci

Bonjour,
L'article traite du publipostage sur Word. Vous pourriez effectuer cette manipulation avec Vista si Word était installé sur votre PC.

Si vous avez besoin d'effectuer un publipostage et que vous ne disposez pas des Outils Office nécessaires, je vous conseille de tester la suite bureautique OpenOffice qui devrait vous permettre de réaliser quelque chose de semblable (je n'ai pas testé mais apparemment, ça a l'air tout à fait possible)

OpenOffice est disponible sur son site officiel : Site d'Open Office
Anonymes
Posté le: 11/12/2007 12:53  Mis à jour: 12/12/2007 00:10
 Re: comment faire du publipostage avec word 2003
Bonjour,
C'est OK pour les words200 mais pour les 2003? Apparemment ce n'est pas tout à fait la même chose!
Vous avez aussi les explicatifs?
Merci
Sebastien
Posté le: 12/12/2007 22:01  Mis à jour: 12/01/2008 21:33
Webmestre
Inscrit le: 16/04/2005
De: LILLE
Contributions: 655
 Re: comment faire du publipostage avec word 2003
Citation :
Bonjour,
C'est OK pour les words200 mais pour les 2003? Apparemment ce n'est pas tout à fait la même chose!
Vous avez aussi les explicatifs?
Merci


Bonjour,

Je n'ai pas la version 2003 de Office mais je vous invite à poster votre question sur le forum et à nous indiquer à quel moment vous bloquez dans la création de votre publipostage avec Word 2003, d'autres utilisateurs ont cette version de Office, on devrait pouvoir comparer les versions.

L'adresse de notre forum : http://www.astucesinternet.com/forum/

@+
Anonymes
Posté le: 12/01/2008 15:15  Mis à jour: 12/01/2008 21:30
 Re: Créer un publipostage avec Microsoft Word
ghizlane: ben merci pour les explications. En fait, c'est facile d'effectuer un publipostage avec Word 2000 mais je ne pense pas que c'est la même manière à suivre avec Word 2003 !! j'ai heurté quelques problèmes ;y Quelqu'un pour m'aider ?merci d'avance
Sebastien
Posté le: 12/01/2008 21:33  Mis à jour: 12/01/2008 21:33
Webmestre
Inscrit le: 16/04/2005
De: LILLE
Contributions: 655
 Re: Créer un publipostage avec Microsoft Word
Bonjour,

Même réponse qu'à l'utilisateur ci-dessus. Je vous invite à poster votre question sur le forum et à nous indiquer à quel moment vous bloquez dans la création de votre publipostage avec Word 2003. D'autres utilisateurs ont cette version de Office, on devrait pouvoir comparer les versions.

L'adresse de notre forum : http://www.astucesinternet.com/forum/

Merci
Anonymes
Posté le: 03/03/2008 15:15  Mis à jour: 04/03/2008 18:06
 contrainte juridique d'un publipostage
bonjour, j'aimerai connaitre les contraintes juridiques d'un publipostage
merci.

je vous laisse mon adresse afin de recevoir une réponse <Email supprimé par Sébastien>

bonne journée merci d'avance.
Sebastien
Posté le: 04/03/2008 18:12  Mis à jour: 04/03/2008 18:12
Webmestre
Inscrit le: 16/04/2005
De: LILLE
Contributions: 655
 Re: contrainte juridique d'un publipostage
Citation :
bonjour, j'aimerai connaitre les contraintes juridiques d'un publipostage
merci.


Bonjour,

Cela dépend de ce que vous définissez par Publipostage. Si vous parlez d'envois publicitaires, la base de données doit avoir été achetée dans les règles mais c'est difficile de résumer le droit à ça. Il faut que les adresses aient été collectées légalement par exemple. Il serait plus intéressant d'en discuter sur le forum. Je vous invite à vous y inscrire et à poster votre question là-bas.

Vous serez dans ce cas prévenu des réponses publiées dans votre sujet. L'adresse du forum : http://www.astucesinternet.com/forum/

Ps : Il n'est pas conseillé de publier votre adresse Email dans des commentaires. Vous pourriez recevoir des messages indésirables.
Anonymes
Posté le: 10/05/2008 20:37  Mis à jour: 11/05/2008 15:36
 Re: contrainte juridique d'un publipostage
slt, j'ai un exposé à faire sur le publipostage , et j'ai l'office 2003 , j'ai tracer mon tableau avec nom, prenom , adresse et je ne sais pas comment faire des lettres pour chaque clients ?
Sebastien
Posté le: 11/05/2008 15:41  Mis à jour: 11/05/2008 15:41
Webmestre
Inscrit le: 16/04/2005
De: LILLE
Contributions: 655
 Re: contrainte juridique d'un publipostage
Citation :
slt, j'ai un exposé à faire sur le publipostage , et j'ai l'office 2003 , j'ai tracer mon tableau avec nom, prenom , adresse et je ne sais pas comment faire des lettres pour chaque clients ?


Bonjour,

Je n'ai pas la version 2003 de Office mais je vous invite à poster votre question sur le forum et à nous indiquer à quel moment vous bloquez dans la création de votre publipostage avec Word 2003, d'autres utilisateurs ont cette version de Office, on devrait pouvoir comparer les versions.

L'adresse de notre forum : http://www.astucesinternet.com/forum/

@+
Sebastien
Posté le: 29/05/2008 23:09  Mis à jour: 29/05/2008 23:09
Webmestre
Inscrit le: 16/04/2005
De: LILLE
Contributions: 655
 Re: contrainte juridique d'un publipostage
Suite à plusieurs demandes concernant le publipostage avec Office 2003, nous avons publié un nouvel article sur notre site.

Nous vous invitons à le consulter en vous rendant sur la page suivante : Bureautique : Créer un publipostage avec Word 2003
Anonymes
Posté le: 20/01/2009 20:42  Mis à jour: 01/02/2009 00:18
 Re: Créer un publipostage avec Microsoft Word
Bonsoir à tous.
J'aurais un publipostage à faire sous word pour un envoi de 15000 lettres. Est-ce possible ?
Merci pour vos réponses
Sebastien
Posté le: 01/02/2009 00:26  Mis à jour: 01/02/2009 00:26
Webmestre
Inscrit le: 16/04/2005
De: LILLE
Contributions: 655
 Re: Créer un publipostage avec Microsoft Word
Citation :
Bonsoir à tous.
J'aurais un publipostage à faire sous word pour un envoi de 15000 lettres. Est-ce possible ?
Merci pour vos réponses


Bonjour,

Apparemment, il n'y a pas de limite du nombre de page. Par contre, la taille du fichier semble limitée à 32 Mo.
http://support.microsoft.com/kb/211489/fr

Je ne pense pas que Word soit adapté pour effectuer un publipostage de ce type.

@+
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