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Bureautique : Excel : Les filtres automatiques
Publié par Sebastien le 25/03/2007 20:08:58 (108657 lectures)
Bureautique

Microsoft Excel propose de très nombreuses fonctions et assistants permettant d'améliorer votre efficacité et votre productivité avec le tableur. Ces fonctions ont pour but de vous faire gagner un temps précieux lors de l'exécution de calculs ou de rapports. Parmi ces fonctions, certaines sont incontournables et les connaître est une condition indispensable pour être efficace avec le logiciel.

L'option de Filtre Automatique fait partie des fonctions à connaître dans Microsoft Excel. En effet, cette fonction permet de filtrer les lignes d'un tableau en fonction de critères que vous aurez définis. Cette fonction vous sera d'une grande utilité pour analyser vos tableaux. De plus, elle a l'avantage d'être très simple d'emploi et fonctionne grâce à un assistant permettant de réaliser très facilement des filtres avancés.

Dans cet article, nous allons décrire la fonction de filtrage automatique proposée par Microsoft Excel et observer son fonctionnement à l'aide d'exemples concrets et en images.

Pour illustrer les différents exemples d'utilisations de cette fonction de filtrage automatique, nous allons utiliser un tableau présentant une liste de personnes. Ce tableau présente les informations suivantes : Nom, Age, Genre, Ville et Service.

Aperçu du tableau :
Aperçu du tableau



Activation de l'option de filtrage automatique :

Pour que l'option de filtrage automatique fonctionne correctement, il est nécessaire de sélectionner au préalable la ligne de titres de votre tableau. Cette ligne est indispensable pour effectuer un filtrage efficace. Si votre tableau ne comporte pas de ligne de titre, ajoutez-en une.

Aperçu :
Sélection de la ligne de titre



Une fois les titres des colonnes sélectionnés, ouvrez le menu Données (dans la barre de menu), sélectionnez Filtre puis Filtre automatique.

Aperçu :
Option de filtrage automatique



Lorsque les filtres automatiques sont activés, des listes déroulantes apparaissent dans les cellules de titres du tableau (les cellules que vous avez sélectionnées dans l'une des étapes décrites ci-dessus). Chaque entête de colonne dispose désormais d'une liste déroulante. Ce sont ces dernières qui vous permettront d'effectuer des filtres sur vos données.

Aperçu des listes déroulantes :
aperçu du tableau avec le filtrage activé



Les options de filtrages disponibles :

Lorsque vous cliquez sur une liste déroulante, Excel vous propose plusieurs options de filtrage. Les choix qui sont proposés sont :

  • Tous : Permet d'annuler un filtrage.
  • 10 premiers : Permet d'afficher toutes les lignes répondant au critère de limite spécifié. Vous pouvez par exemple afficher les 10 personnes ayant l'âge le plus élevé. Ces critères sont modifiables.
  • Personnalisé : Cette option vous permet d'effectuer des filtrages plus complexes. Vous avez la possibilité de filtrer à l'aide de deux règles. Ces deux règles peuvent être utilisées avec les opérateurs de comparaison ET ou OU. De nombreux critères de filtrages sont disponibles :
    • Egal
    • Différent de
    • Est supérieur à
    • Est supérieur ou égal à
    • Est inférieur à
    • Est inférieur ou égal à
    • Commence par
    • Ne commence pas par
    • Se termine par
    • Ne se termine pas par
    • Contient
    • Ne contient pas
  • Vides : Permet d'afficher les lignes qui ne contiennent pas de données
  • Non vides : Permet d'afficher uniquement les lignes contenant des données
  • Les autres choix possibles correspondent à toutes les données disponibles dans la colonne sur laquelle vous désirez filtrer des données.
Note : Les filtres Vides et Non vides n'apparaissent que si la colonne que vous désirez filtrer contient des cellules vides



Réalisation d'un filtre sur une colonne :

Reprenons notre tableau exemple. Nous allons filtrer les données sur la colonne GENRE. Les possibilités de filtres sont, en plus des possibilités de filtres par défaut, MASCULIN et FEMININ, ce qui correspond aux deux valeurs disponibles dans la colonne GENRE. Notre tableau exemple ne contient pas de lignes vides (toutes les personnes ont le critère GENRE de renseigné), les filtres Vides et Non vides n'apparaissent donc pas dans la liste.

Aperçu :
Filtrer une colonne



Nous allons filtrer les données pour obtenir la liste de toutes les femmes inscrites dans le tableau. Sélectionnez le critère FEMININ dans la liste des filtres proposés.

Aperçu :
Aperçu du tableau avec le filtre actif

Lorsqu'un filtre est appliqué à un tableau, Excel vous le signale en modifiant la couleur de la liste déroulante ainsi que celle du numéro de ligne. Vous pourrez remarquer sur la photo précédente que les numéros de lignes apparaissent en bleu. Cette couleur bleue est également visible sur la liste déroulante située dans la colonne GENRE.



Realisation d'un filtre sur plusieurs colonnes :

Vous avez la possibilité de filtrer sur plusieurs colonnes. Ainsi, vous avez la possibilité d'afficher toutes les femmes inscrites dans le tableau qui sont de la ville de LILLE. Comme dans l'exemple précédent, Excel vous signale que les données sont filtrées en faisant apparaitre certains éléments en bleu.

Note : Lorsque vous filtrez les informations sur plusieurs colonnes, les options de filtrages disponibles dans la deuxième colonne tiennent compte du filtre qui a déjà été appliqué dans la première colonne. Pour reprendre notre exemple, le premier filtre sera le GENRE qui doit être égal à FEMININ. Le second filtre sera la VILLE qui doit être égal à LILLE. Si l'on observe l'image précédente, les femmes habitent toutes dans les villes de LILLE, LYON, PARIS ou MARSEILLE. Cela signifie que lors de l'application du second filtre, les villes de TOULOUSE, NICE ou BORDEAUX ne seront pas proposées dans les options de filtrages.

Aperçu d'un filtre sur plusieurs colonnes :
Filtre sur plusieurs colonnes



Réalisation d'un filtre sur les dix plus grands éléments :

Nous allons créer un filtre qui affiche les dix personnes ayant l'âge le plus élevé de notre tableau. Il suffit de sélectionner 10 premiers dans les options de filtrages puis de saisir les critères de limite.

Aperçu :
Option du filtre 10 premiers


Aperçu du filtrage sur les 10 personnes les plus agées :
Résultat du filtre 10 premiers



Réalisation d'un filtre personnalisé :

Le filtre automatique personnalisé permet de créer très simplement des filtres répondant à plusieurs critères. Dans l'exemple qui va suivre, nous allons afficher les personnes dont l'âge est compris entre 40 et 50 ans (les valeurs 40 et 50 sont exclues car le filtre sélectionne les données strictement supérieures à 40 ans et strictement inférieures à 50 ans).

Aperçu :
Filtrage personnalisé

Aperçu du résultat :
Résultat du filtrage personnalisé




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