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archiver sur excel

Dans ce forum, vous pouvez poser toutes vos questions concernant l'utilisation de logiciels de bureautique (Microsoft Office, Open Office, etc.)

Modérateurs: Sebastien, Stéphane, Christophe

archiver sur excel

Messagepar DURET » 21 Sep 2006 18:28

Bonjour,
J'ai une montagne de documents à archiver et classer de la documentation avec comme seul logiciel : Excel ! Je ne sais pas par où commencer et comment faire ?
Help ! :lol:
C'est le genre de bloc texte où je n'ai jamais su quoi dire à part, bonjour et merci. Alors c'est ce que je fais : bonjour et merci !
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Messagepar Sebastien » 21 Sep 2006 20:43

Bonjour et bienvenue sur le forum :-)

Quand vous dites que vous voulez archiver vos documents et que vous ne disposez que du logiciel Excel, j'en déduis que vous voulez créer un tableaux récapitulatifs de vos classements et archivages grâce à un tableau Excel (pour que vous puissiez retrouver facilement vos informations ?

Pouvez-vous nous donner plus de détails concernant le tableau que vous désirez mettre en place ? Par exemple nous donner le type d'information que vous désireriez mettre dans ce tableau, ou bien l'utilisation que vous voulez en faire. Cela nous permettrait de voir plus précisement le but du tableau et donc de réfléchir ensemble à la façon dont le créer (une sorte de cahier des charges).

Par exemple, imaginons que vous ayez des livres à ranger. Vous voudriez pouvoir retrouver le numéro de l'armoire dans lequel vous l'avez rangé ?

N'hésitez pas à nous donner des indications car d'un projet à un autre, un tableau peut être totalement différent.
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Messagepar DURET » 22 Sep 2006 19:58

Merci de votre réponse rapide et de votre intérêt à m'aider.
J'ai environ 400m linéaire de documents à archiver et classer, dans des pièces différentes. Je dois fair eun plan de salle avec des dénominations d'allées et de places sur des meubles prévus à cet effet. Le type de document va de l'administratif en passant par des devis ou des plans architecturaux. Pour l'heure ces documents sont stockés dans des cartons et classés par années. Ces documents revêtent une importance quant au bon suivi de travaux sur un plan technique ou liés à la sécurité une fois lesdits travaux terminés. Je dois pouvoir retrouver en moins d'une demi-heure un document recherché avec un nom et ou une année, le situer dans la salle d'archivage, sur les étagères prévues à cet effet. Je pense être dans l'obligation de faire un glossaire ou index une fois que j'aurais tout ouvert et répertorié, doc par doc et trouvé une système de numérotation pas trop compliqué que je puisse importer dans une base de données excel et expliquer à des bureaucrates qui ne sont pas forcément des ténors de la pratique informatique. Travail de fourmis...mais c'est une mission que je ne peux foirer ! Merci par avance. Cordialement JD
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Messagepar Sebastien » 23 Sep 2006 14:14

DURET a écrit:Je dois pouvoir retrouver en moins d'une demi-heure un document recherché avec un nom et ou une année, le situer dans la salle d'archivage, sur les étagères prévues à cet effet. Je pense être dans l'obligation de faire un glossaire ou index une fois que j'aurais tout ouvert et répertorié, doc par doc et trouvé une système de numérotation pas trop compliqué que je puisse importer dans une base de données excel et expliquer à des bureaucrates qui ne sont pas forcément des ténors de la pratique informatique.


Les informations qui vont suivres sont présentées pour vous aider dans la conception de votre tableau. Il va de soit que c'est à vous de définir quels sont les besoins réels de ce tableau et donc, que vous pouvez modifier ou adapter sa structure ou son fonctionnement.

L'exercice peut-être intéressant car il permettra à d'autres personnes de voir comment concevoir un tableau Excel.

Personnellement, je vois ce tableau avec plusieurs onglets :
Un onglet regroupant tous les documents archivés (qui sera donc notre base de données) et un autre onglet pour rajouter plus tard une sorte de page de recherche.
Avantage : une seule feuille de calcul pour la base de données simplifiera les recherches ultérieures.
Inconvénient : une feuille de calcul est limitée à 65536 lignes (et encore, avec un tel nombre de lignes, le fichier sera très lourd à utiliser).

Définissons les colonnes de données qui pourraient nous servir :
:arrow: Numéro : Correspondrait à un numéro unique de référencement qui s'incrémenterait automatiquement lors de la saisie d'une ligne.
:arrow: Type de document (plan, devit, etc)
:arrow: Titre : correspond au titre du document
:arrow: Référence : correspondrait à un numéro de dossier spécifique à votre entreprise (si vos documents possèdent une références)
:arrow: Date du document
:arrow: Salle d'archivage : salle dans laquelle a été rangé le documents
:arrow: Armoire : numéro d'armoire dans laquelle a été rangé le document
:arrow: Etage ? (numéro d'étage dans l'armoire, peut-être problématique en cas de rajout de documents. En effet, si les documents sont classés par ordre alphabétique dans l'armoire, il est possible que certains donuments décallent d'un étage à l'autre pour pouvoir en intercaller d'autres)
:arrow: Ajouter toutes les colonnes dont vous pouvez avoir besoin (nom du client, adresse, etc, enfin, tous ce qui pourrait être utile de savoir pour faire une recherche)
Pour ce qui est des recherches, pour le moment, je pense à une utilisation des filtres automatiques qui permettent de faire des tris très simplement selon plusieurs critères.

Qu'en pensez-vous ?
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Messagepar DURET » 26 Sep 2006 16:52

Merci pour tout, je vais essayer
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Messagepar Sebastien » 26 Sep 2006 16:59

DURET a écrit:Merci pour tout, je vais essayer


N'hésitez pas à compléter le sujet si vous rencontrez des difficultés.
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