Dans cet article, nous allons décrire pas à pas la création d’un publipostage avec Word. Cette fonctionnalité permet de fusionner un document type et une base de données afin de générer automatiquement un grand nombre de documents.
Cet article a été réalisé avec la dernière version de Microsoft Word (inclus dans la suite Office 365).
La base de données :
La base de données correspond au fichier qui contient les informations à insérer dans vos courriers. L’objectif d’un publipostage étant de créer de nombreux courriers personnalisés en fusionnant un document standard (la lettre type) et une base de données, il est nécessaire de disposer de cette source de données avant de créer la lettre type.
Dans cet article, la base de données proviendra d’un tableau Excel s’intitulant Base_clients.xlsx.
Pour plus de facilité, il est recommandé d’avoir des colonnes avec des en-têtes (Civilité, nom, prénom, etc.)
Aperçu de la base de données :
Création de la lettre type :
Dans un premier temps, il faut créer votre document en rédigeant les parties fixes de votre lettre (en-tête, expéditeur, corps du texte, formule de politesse, etc.). Ce document est nommé Lettre type.docx dans notre exemple.
Aperçu de la lettre type :
La lettre type est désormais rédigée. L’objectif de notre exemple est de créer un courrier pour chaque personne présente dans le fichier Excel (la base de données). Le publipostage permettra de reprendre la maquette initiale (la lettre type) et d’y ajouter automatiquement les informations présentes dans la base de données.
Création des courriers :
La procédure de création des courriers est composée de plusieurs étapes qu’il suffit d’enchaîner en suivant les indications ci-dessous.
Dans le barre de menu, ouvrez le menu Publipostage.
Aperçu :
Étape 1 : Sélection des destinataires
Nous allons sélectionner le fichier contenant la liste des destinataire de notre courrier. Dans le ruban, cliquez sur Sélection des destinataires, puis sur Utiliser une liste existante.
Aperçu :
Sélectionnez le fichier contenant votre base de données (Base_clients.xlsx dans notre exemple) et cliquez sur Ouvrir.
Aperçu :
Sélectionnez la feuille contenant votre base de données (Feuille Liste dans notre exemple), cochez la case La première ligne de données contient les en-têtes de colonnes et validez le tout en cliquant sur OK.
Aperçu :
Étape 2 : Insertion des champs de fusion.
Maintenant que la liste de personnes est sélectionnée, il faut insérer les champs de fusion dans le courrier.
Dans votre lettre type, placez le curseur de votre souris à l’endroit où vous souhaitez insérer un champ, cliquez sur Insérer un champ de fusion et sélectionnez le champ souhaité.
Aperçu du bouton :
Aperçu de la liste des champs proposés :
Aperçu du champ « Civilité » inséré dans le document :
Nous allons maintenant insérer tous les champs dans notre lettre type. Pour mettre en évidence les champs de fusion présents dans le document, nous allons utiliser la fonction Champs de fusion en surbrillance.
Aperçu de notre courrier avec tous les champs de fusion insérés :
Étape 3 : Vérification avant lancement de la fusion.
Nous allons tester la fusion en utilisant la fonction Aperçu des résultats.
Remarque : Vous avez la possibilité de faire défiler les différents courriers en cliquant sur les flèches.
Aperçu d’un document avec les informations fusionnées :
Étape 4 : Fusion de la lettre type et de la base de données.
Pour obtenir les courriers, il ne reste plus qu’à lancer la fusion et à enregistrer le fichier. Cliquez sur Terminer & fusionner et sélectionnez Modifier des documents individuels.
Aperçu :
Afin de générer la totalité des courriers, cochez Tous (sauf si vous désirez générer uniquement une partie des courriers).
Aperçu :
Aperçu du résultat :
La création des courriers est maintenant terminée. Vous pouvez enregistrer le fichier pour sauvegarder vos courriers.