Réaliser un publipostage avec Word - Création des enveloppes

Dans cet article, nous allons décrire comment créer des enveloppes en utilisant la fonction de publipostage de Word.  Nous allons fusionner un fichier type et une base de données afin de générer automatiquement un grand nombre d’enveloppes.

Cet article vient en complément de celui sur la génération de courriers (Réaliser un publipostage avec Word – Création d’un courrier). Nous allons réutiliser les mêmes éléments, notamment la base de données, afin de générer les enveloppes qui vont avec nos courriers.

Cet article a été réalisé avec la dernière version de Microsoft Word (inclus dans la suite Office 365).

 

La base de données :

La base de données correspond au fichier qui contient les informations à insérer dans vos enveloppes. L’objectif d’un publipostage étant de créer de nombreux documents personnalisés en fusionnant un document standard (notre enveloppe type) et une base de données, il est nécessaire de disposer de cette source de données avant de créer notre enveloppe type.

Dans cet article, la base de données proviendra d’un tableau Excel s’intitulant Base_clients.xlsx. Il s’agit de la même base de données que celle utilisée pour créer les courriers. Pour plus de facilité, il est recommandé d’avoir des colonnes avec des en-têtes (Civilité, nom, prénom, etc.)

Aperçu de la base de données :



Création du fichier pour l’enveloppe type :

Nous allons créer un fichier Enveloppes.docx qui contiendra notre enveloppe type. Une fois le fichier créé, ouvrez le menu Publipostage dans la barre de menu.

Aperçu :



Étape 1 : Sélection des destinataires

Nous allons sélectionner le fichier contenant la liste des destinataire de notre courrier. Dans le ruban, cliquez sur Sélection des destinataires, puis sur Utiliser une liste existante.

Sélectionnez le fichier contenant votre base de données (Base_clients.xlsx dans notre exemple) et cliquez sur Ouvrir.

Aperçu :

Sélectionnez la feuille contenant votre base de données (Feuille Liste dans notre exemple), cochez la case La première ligne de données contient les en-têtes de colonnes et validez le tout en cliquant sur OK.

Aperçu :



Étape 2 : Sélection du format de l’enveloppe

Dans l’onglet Publipostage, cliquez sur Démarrer la fusion et le publipostage. Dans le menu déroulant, cliquez sur Enveloppes.

Aperçu :

Sélectionnez le type d’enveloppe à créer et cliquez sur OK pour continuer. Dans notre exemple, nous allons utiliser une enveloppe de type DL (110 x 220 mm).

Aperçu :



Étape 3 : Insertion des champs de fusion

Il faut insérer les champs de fusion dans l’enveloppe type que nous venons de créer. Pour insérer un champ de fusion, cliquez sur Insérer un champ de fusion et sélectionnez le champ à insérer.

Aperçu :

Aperçu de l’enveloppe type avant la fusion :



Étape 4 : Vérification avant lancement de la fusion

Pour visualiser un exemple d’enveloppe fusionnée, cliquez sur Aperçu des résultats.

Note
: Vous avez la possibilité de faire défiler les différentes enveloppes en cliquant sur les flèches.

Aperçu :

Aperçu du résultat :



Étape 5 : Fusion de l’enveloppe et de la base de données

Pour obtenir les enveloppes, il ne reste plus qu’à lancer la fusion et à enregistrer le fichier. Cliquez sur Terminer & fusionner et sélectionnez Modifier des documents individuels.

Aperçu :

Afin de générer la totalité des courriers, cochez Tous (sauf si vous désirez générer uniquement une partie des courriers).

Aperçu :

Aperçu du résultat :

La création des enveloppes est maintenant terminée. Vous pouvez enregistrer le fichier pour sauvegarder vos enveloppes.